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La delega
(Dubla, 2000)

La Delega

Definizione

  Per delega si può intendere il processo per il quale un soggetto, il delegante, conferisce ad un altro, il delegato, l'incarico di eseguire una prestazione che rientra nella responsabilità dell'altro. Gli aspetti salienti di tale processo sono:

1.      Il compito che il delegante assegna al delegato.

2.      L'autorità che deve essere concessa dal delegante al delegato, necessaria per l'impiego delle risorse e per l'adozione delle azioni, necessarie o disponibili, per l'assolvimento del compito.

3.      L'obbligo del delegato verso il delegante: rapporto di responsabilità doveroso, del delegato nei confronti del delegante.

  Condizioni per la Delega

  Una delega efficace deve rispondere a particolare condizioni quali:

  a.       Definizione degli obbiettivi
Il delegato deve avere la massima chiarezza su ciò che gli viene richiesto di fare.

b.      Scelta del delegato

Il delegato deve essere capace e competente, e cioè avere le competenze specialistiche e l'abilità operativa necessarie per l'assolvimento del compito. Deve essere disposto ad accettare la delega, ed in grado di accettarla in funzione del proprio carico di lavoro.

c.       Distribuzione razionale delle deleghe
Il naturale impulso è inevitabilmente quello di caricare i più capaci.

d.      Accettazione, Partecipazione, Condivisione
C'è la necessità che il delegato debba essere animato dal desiderio di assolvere al compito ricevuto con il massimo entusiasmo possibile.

e.       Ampiezza della Delega

Un estremo è quello nel quale la delega è rappresentata dal singolo ordine esecutivo, negando al delegato l'uso, ancorché minimo, di iniziativa. L'altro estremo è quello nel quale la delega è rappresentata da una direttiva molto larga, che possa eventualmente riguardare anche attività non necessariamente comprese nelle capacità del delegato.

f.        Collegamento costante
Il collegamento deve semplicemente assicurare il controllo della dinamica operativa, in maniera che eventuali scostamenti non vengano evidenziati troppo tardi.

g.       Iniziativa del delegato
Il peggior nemico di una delega efficace è la tentazione dell'interferenza.

h.       Accettazione dell'Operato del Delegato
È preferibile la revoca della delega piuttosto che una continua  revisione dell'operato altrui.

  Gli Ostacoli alla Delega

 L'uso della delega è ostacolato da una serie di fattori che agiscono sia dalla parte del superiore che dalla parte del subordinato.

  Da parte del superiore:

  ·        Il timore di rivelare incompetenza

La possibilità che il subordinato sia più brillante o più preparato crea il timore della prevaricazione da parte del dipendente stesso. Occorre invece la consapevolezza delle capacità dei dipendenti, e la convinzione che il proprio successo debba essere costruito sul lavoro degli altri piuttosto che in competizione con esso.

·        Mancanza di fiducia nei dipendenti

Occorre utilizzare le qualità più pregiate delle risorse umane, che sono quelle legate all'iniziativa ed alla creatività, e sforzarsi di accettare un lavoro "accettabile" piuttosto che pretenderne uno "perfetto", al fine di evitare un approccio competitivo piuttosto che cooperativo.

·        Insufficiente capacità di comando

Ossia disagio nel rapporto interpersonale discendente, che tende a far evitare la necessità di discutere con il dipendente. È sintomo di insufficiente comprensione del problema.

  Da parte del dipendente:

  ·        Sfiducia in se stesso

Può derivare dalla consapevolezza dei propri limiti, o da un atteggiamento psicologico immaturo. Genera il timore di apparire inadeguato, ricevere critiche, aumentare  la propria frustrazione che portano alla riluttanza ad assumere responsabilità. Occorre far ricorso ad argomentazioni di carattere razionale. Il superiore deve sostenere e motivare il dipendente.

·        Inadeguatezza degli incentivi o dell'ambizione

Indice di un atteggiamento rinunciatario o di una situazione di "sottoimpiego". Il superiore deve motivare il dipendente, creargli un interesse, oppure affidargli delle mansioni adeguate.

  ·        Poca chiarezza nella definizione del compito

È l’unico valido motivo di ostacolo alla delega. È responsabilità del Capo chiarire adeguatamente il compito, lo scopo e i tempi, in modo da fornire gli elementi necessari su cui lavorare.

Il Corretto Uso della Delega

  Il corretto uso di questo strumento in relazione al dirigente:

·        Moltiplica la sua produttività

·        Gli dà più tempo

·        Elimina l’accumulo di lavoro

·        Gli consente di fare il Capo, e cioè di occuparsi solo di ciò che riguarda il suo livello

·        Sviluppa le sue capacità gestionali, di collaborazione, di comunicazione interpersonale

·        Promuove l’efficienza dell’intera organizzazione

·        Trasferisce il processo decisionale al livello opportuno

·        Facilita il decentramento e la diversificazione

·        Agevola una facilitazione pragmatica aumenta la flessibilità del management

·        Aumenta la soddisfazione sul lavoro

·        Crea varietà e novità

·        Sviluppa la capacità dei collaboratori

·        Consente una migliore valutazione dei dipendenti

  Il decalogo della delega

Le dieci regole fondamentali sono: